هناك دائما هذا الصديق. كما تعلمون ، الرسالة التي تحتوي على 76 رسالة بريد صوتي غير مسموعة ، و 150 نصًا غير مقروء ، و- بلع- 1564 بريدًا إلكترونيًا غير مقروء في صندوق الوارد الخاص بها. (أو ربما هذا "الصديق" هو أنت.) في كلتا الحالتين ، فإن إبقاء صندوق الوارد الخاص بك مرتبًا أو حتى الوصول إلى صندوق الوارد الوارد ، يمكن أن يشعر وكأنه مآثر مستحيلة من #adulting. لكن تنظيف المنزل رقميا لا يجب أن يكون واجبك المفضل.
نظرًا لأن الجميع يطبقون طريقة KonMari على منازلهم ، فقد قمنا بتوظيف عدد قليل من خبراء الإنتاجية لتقديم بعض النصائح حول كيفية جلب الفن السحري لترتيب ما يصل إلى صندوق الوارد الخاص بك.
بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني المهمة مثل مسارات السفر والقسائم والمعلومات من المالك الذي ترغب في تخزينه في وقت لاحق ، قم بتوصيل حسابك بتطبيق ملاحظات مثل Evernote. "مع ال البريد الإلكتروني إلى ميزة Evernoteيقول فورست براينت ، مدير التحرير في Evernote: "ستكون قادرًا على إرسال رسائل البريد الإلكتروني هذه مباشرةً إلى دفاتر الملاحظات مثل" السفر القادم و "الواجبات" و "الصفقات".
أكره إضاعة الوقت في إرسال رسائل البريد الإلكتروني الواردة؟ يقول برايانت: "من السهل الإصلاح"
العلامات الذكية في Gmail أو القواعد في Outlook لفرز رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها تلقائيًا استنادًا إلى المرسل أو الكلمات الرئيسية حتى لا تضيع الوقت في حفظ الملفات رسائل البريد الإلكتروني الواردة في المجلدات المناسبة أو التنقيب عن تلك الرسالة الواحدة من رئيسك في العمل من شهر منذ."إذا كانت الرسائل غير المرغوب فيها تزيد من حجم صندوق الوارد الخاص بك ، فقم عادةً بإلغاء الاشتراك بانتظام عبر تطبيق مثل Unroll.me. يمكنك أيضًا إلغاء الاشتراك يدويًا عن طريق البحث عن الكلمة الرئيسية "إلغاء الاشتراك" في مربع البحث في بريدك الإلكتروني. "عندما يكون أمامي خمس أو عشر دقائق قبل لقائي التالي أو في حالة تعليق على الهاتف ، أحاول إلغاء الاشتراك من يقول شاي بولسون ، الخبير الإستراتيجي والإعلامي: "خمسة أو أكثر من رسائل البريد الإلكتروني في وقت واحد ، الأمر الذي يجعل المهمة سهلة الإدارة" في الجدارة وسائل الإعلام.
على الرغم من أن البريد الإلكتروني السريع لجدولة اجتماع ما يبدو مناسبًا ، إلا أن هذه هي أنواع سلاسل الرسائل التي تسد البريد الوارد لدينا. وفر وقتك وتمنع فوضى البريد الوارد باستخدام نظام تقويم عبر الإنترنت مثل جدولة Accity أو Calendly في حين أن. "بهذه الطريقة ، يمكنك مزامنتها مع Gmail أو تقويم العمل الخاص بك ، وجعل الناس يحددون موعدًا للقاء أو الدردشة عندما يكون ذلك مناسبًا للجميع" ، يقول مدرب الأعمال ليندسي أنفيك.
كم هو مزعج البحث يدويًا عن ذلك البريد الإلكتروني مع المعلومات التي تحتاجها لإنجاز شيء ما في العمل؟ يوصي Anvik بقطع سلاسل البريد الإلكتروني غير الضرورية مع أنظمة إدارة المشاريع مثل أسانا أو معسكر القاعدة. وتقول: "كلاهما لهما تطبيق وإشعارات ، مما يتيح لك تتبع المشاريع والعملاء بسهولة في مكان واحد دون أي مشاكل في البحث عن البريد الوارد".
إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني حاليًا للتعاون مع مجموعات أو فرق من الأشخاص ، فيقول Anvik تطبيق دردشة خارجي مثل سكايب أو تثاقل يمكن أن يتيح لك التواصل بسهولة مع الأسئلة والحصول على إجابات فورية بدلاً من الاضطرار إلى الانتظار في الرد على البريد الإلكتروني.
ناتالي وايز ، مؤلفة كتاب "دليل الانضباط الذاتي، "لديه خدعة عبقرية للحصول على أكبر عدد ممكن من الأميال من توقيعك قدر الإمكان. وتقول: "بدلاً من مجرد وضع اسمك وعنوانك ، أضف ساعات فحص البريد الإلكتروني النشطة ، والمعلومات العامة التي ترسلها في رسائلك الإلكترونية ، وأفضل طريقة للاتصال بك". "جرب ، prefer أفضل التحدث عبر النص. لا تتردد في إرسال رسالة نصية إلى رقم هاتفي للحصول على استجابة أسرع "."
هل هناك طريقة أخرى للحفاظ على علبة الوارد نظيفة؟ يمكنك التقسيم عبر إعداد أربعة حسابات بريد إلكتروني منفصلة تخدم أغراض محددة. منظم المهنية ومستشار الإنتاجية جوزفين الصفحة يقترح واحدة للأمور الشخصية ، واحدة للعمل ، والآخر لرسائل البريد الإلكتروني والتسويق ، وواحدة لوسائل الإعلام الاجتماعية. "يمكن أن يكون كل عنوان بريد إلكتروني مشتقًا من العنوان الأول ، مثل" douglasP "لأغراض شخصية أو" douglasB "للعمل". "من المذهل مراجعة خطة عمل وتنفيذها لكل بريد إلكتروني إذا قمت بإعداد عناوين بريد إلكتروني منفصلة."
حتى إذا قمت بمنع رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية من تناثر صندوق الوارد الخاص بك ، فإنك لست خارج نطاق الصيانة. جاستن لافيل ، رئيس قسم الاتصالات في BeenVerified، يقول إنه يحدد تاريخًا منتظمًا لإدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به. "اختر وقتًا كل أسبوع للحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك. خلال ذلك الوقت ، قم بحظر التقويم الخاص بك وقم بإسكات هاتفك. حماية الوقت كما تفعل أي اجتماع مهم آخر ، وتنظيم. "اكتسح ما لا صلة له بالموضوع ، وأرشفة كاملة ، وحدد أولويات قائمة المهام."