يمكن أن تكون قوائم المهام نعمة ونقمة. يمكنهم مساعدتك على تذكر المهام المهمة عن طريق الحصول على كل ما تريد إنجازه من عقلك إلى قطعة من الورق ، لكنها قد تكون أيضًا بمثابة تذكيرات مخيفة بكل شيء لم تبدأه أو لم يكن لديك وقت للقيام به ينجز.
إذا كانت قائمة المهام الخاصة بك تبدو وكأنها عدو أكثر من كونها أداة مفيدة ، فقد ترغب في التفكير في إعادة تعيين توقعاتك ليس فقط بشأن القائمة ، ولكن لنفسك أيضًا. ستجعلك نصائح الخبراء هذه لتنظيم قائمة المهام وإعادة صياغة علاقتك بها تشعر بالإنتاجية بدلاً من الإرهاق.
ابدأ من البداية - في هذه الحالة ، يتضمن ذلك أين أنت تصنع قوائمك. ربما تكون مخططًا. ربما تفضل استخدام الملاحظات اللاصقة أو على تطبيق مثل Evernote. إذا كان هناك تنسيق معين يناسب عقلك وأسلوب حياتك حقًا ، فالتزم به. لا تشعر بالضغط لشراء مفكرة خاصة أو تنزيل تطبيق إذا لم يكن هذا هو الشيء الذي تفضله.
ينصح أحد خبراء الإنتاجية قائلاً: "الأداة الأقل مقاومة هي الأداة التي ستستخدمها كثيرًا" جريس مارشال. "إذا كنت تعلم أنك لن تستخدمه ، فلن ينقذك."
الخبر السار هو أنه لا توجد طريقة "أفضل" لتنظيم قائمتك وتنظيمها. الكاتبة والمحررة جيني ديزموند-هاريس
سقسقة حول هيكل قائمة مهامها أصبح سريع الانتشار لسبب وجيه - لقد كان مثالًا رائعًا لكيفية تغيير الطريقة التي تنظم بها مهامك يمكن أن يساعدك في إنجاز المهام ووضع الحدود في العمل والمنزل. "لقد بدأت في تقسيم قائمة المهام الخاصة بي إلى 1) أشياء يتعين علي القيام بها ، و 2) أشياء أريد القيام بها ، و 3) أشياء يريدني الآخرون القيام بها. الحياة تتغير! غالبًا ما لا أصل إلى 3 وأدركت أخيرًا يا إلهي ، هل هذا ما يعنيه أن يكون لديك حدود؟! " غردت.لجعل قائمة مهامها تعمل لصالحها ، تكتب ديزموند-هاريس كل شيء في Microsoft Word وتنقلها إلى أن يصبح الترتيب منطقيًا. "لقد لاحظت منذ فترة أنني لم أنتهي من القائمة. نادرًا ما وصلت إلى نقطة في المساء يمكنني فيها الذهاب في نزهة على الأقدام ، أو ممارسة التمارين ، أو الذهاب إلى الشاطئ ، أو قراءة كتاب أو الاتصال بأحبائي. [...] كنت مثل ، "من الواضح أنني لست أكثر الأشخاص ازدحامًا على وجه الأرض ، فأين وقتي ذاهب؟" تخبر Apartment Therapy. "عندما انتبهت ، أدركت أنه بعد أن انتهيت من العمل والمهام الأساسية لحياة البالغين (والتي أسميها" أشياء يجب أن أفعلها ") كنت عالقًا في أشياء يريدني الآخرون القيام بها."
بينما تستمتع بمساعدة الآخرين في تلبية طلباتهم ، أدركت أن تلك الطلبات بالإضافة إلى المهام الأخرى "شعرت بالحياد تجاه" كانت "الوقوف بيني وبين وقت الفراغ - كل ذلك بسبب ما يريده الآخرون" ، قالت قال. "ليس الأمر أنني بدأت أقول لا لكل شيء في هذه الفئة ، لكنني فقط وضعت هذه العناصر في أسفل قائمتي ، وإذا لم أحصل عليها ، فلا بأس."
يمكنك أيضًا التفكير في تقسيم قائمتك إلى فئات مثل العمل مقابل المنزل ، أو "يجب أن أفعل" مقابل "إذا كان لدي الوقت للقيام بذلك ،" لمساعدتك في تحديد الأولويات ، والتقسيم والتغلب. إذا كنت تنجح في تحديد المربع ، ففكر في تقسيم المهام إلى "إصلاحات سريعة" و "مشاريع أطول" وقم بتنفيذ المهام السريعة أولاً لتعطيك دفعة من الإنجاز. إذا كنت شخصًا مرئيًا ، فقد يكون الترميز اللوني لقائمتك هو المفتاح.
خبير إدارة الوقت لورا فاندركام يوصي بعمل قائمتين ، بما في ذلك تفريغ عقلي كبير لكل ما تريد إنجازه ، وقائمة أصغر من حوالي خمس مهام ستنجزها تمامًا في ذلك اليوم. "ليست هذه هي الطريقة التي يصنع بها معظم الناس قوائمهم ؛ تشرح. "هذا ليس مفيدًا ، لأنك عندما تضع 30 عنصرًا في قائمة المهام اليومية ، فلن تفعل كل 30 عنصرًا. ليست هناك فضيلة في وضع شيء ما على قائمة المهام وعدم القيام بذلك ".
بدلاً من ذلك ، ينصح Vanderkam بالتفكير في القائمة اليومية الأصغر كعقد مع نفسك. تقول: "عندما يدرج شيء ما في قائمة مهام اليوم ، فهذا يعني أنك ستفعله اليوم". "إذا قمت بذلك ، فعليك تحديد الأولويات والتفكير مليًا فيما يجب أن يحدث بالفعل اليوم... وستبدأ في الشعور بتحسن كبير بشأن قائمة مهامك."
أنت لست خارق. ينصح مارشال "انظر إلى قائمة مهام اليوم على أنها القائمة ، وليس الوجبة". "قد تقوم بعمل تفريغ كبير للأدمغة وتضع كل ما تحتاج إلى القيام به في مرحلة ما على قائمتك ، ولكن إذا حاولت العمل انطلاقا من ذلك ، فقد يكون الأمر مربكًا. إذا كنت تراها كقائمة ، فأنت تختار ما لديك ما لديك من سعة ، تمامًا مثلما تذهب إلى مطعم ". إذا كنت تتعامل مع ملف يوم حافل بالاجتماعات ولن يكون لديك وقت لإنجاز العمل دون انقطاع ، لا تمارس ضغطًا غير ضروري على نفسك لإنجاز أي شيء ليس على الإطلاق العاجلة.
يوصي مارشال بالجلوس والاطلاع على قوائم المهام الخاصة بك على أساس أسبوعي. "مرة واحدة في الأسبوع هي الاختيار الجيد" ، كما تقول. "يساعدك ذلك على رؤية الأنماط ويساعدك على التفكير والتخطيط للمستقبل." بينما تستخدم مهامها قائمة كل يوم ، فهي "تفحص الأفق" أسبوعيًا لترى ما سيحدث وأين يمكنها تحسينها زمن.
حتى أفضل الخطط الموضوعة يمكن أن تنحرف وتحدث الحياة. بمجرد العثور على تدفق قائمة المهام الذي يناسبك ، قد تكتشف أنك تشعر براحة أكبر في نقل المهام أو الاعتراف بأن شيئًا ما لن يتم إنجازه في ذلك اليوم. "ستبدأ في الشعور بثقة أكبر بشأن تخصيص أشياء لنفسك لأيام مختلفة ،" يشارك Vanderkam. "يمكنك أن تقول ،" نعم ، أحتاج إلى كتابة هذه المذكرة ، وهي لا تناسب اليوم ، ولكن إذا علمت أنني إذا وضعتها في القائمة ليوم الأربعاء ، فسيتم إنجازها. " شيء ما حتى الغد أنت تمنح المهمة الوقت والمساحة اللتين تستحقهما لأداء عمل جيد.
كارا نيسفيج
مساهم
نشأت كارا نيسفيج في مزرعة بنجر السكر في ريف نورث داكوتا وأجرت أول مقابلة مهنية لها مع ستيفن تايلر في سن 14. كتبت لمنشورات منها Teen Vogue و Allure و Wit & Delight. تعيش في منزل رائع يعود تاريخه إلى عشرينيات القرن الماضي في سانت بول مع زوجها ، فارس الملك تشارلز سبانيال الهندباء والعديد والعديد من أزواج الأحذية. كارا هي القارئ الشره ، بريتني سبيرز الخارقة وكاتبة الإعلانات - بهذا الترتيب.