بينما كنت مشغولا بمحاولة التنقل في صندوق بريد Gmail الجديد المعاد تصميمه ، اسمح لنا بتقديم اقتراح مفيد يمكن أن يحسن كفاءة الاتصالات الاحترافية بعشرة أضعاف. ننسى محاولة مواكبة عشرات من عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالمزج والمطابقة. يمكنك تخزين كل رسالة تحصل عليها بفعالية في ثلاثة مجلدات إجراءات. ها هم.
من الواضح أن "المهملات" هي سلة مهملات و "بريد مزعج" هو محتوى غير مرغوب فيه. ولكن ماذا عن الرسائل الـ 8000 الأخرى التي يبدو أنك تحصل عليها كل يوم؟ انهم بحاجة للذهاب إلى مكان ما ، أليس كذلك؟
"في وقت لاحق"
ما وضعت فيه: رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب منك إكمال مهمة لا يمكنك القيام بها في تلك اللحظة. يجب أن يتم الرد السريع على الرسائل لمدة دقيقتين أو أقل في أسرع وقت ممكن ، ولكن رسائل البريد الإلكتروني ذات الردود الطويلة أو يمكن تعليق الرسائل التي تطلب منك إكمال إجراء ما في هذا المجلد حتى تتمكن من المتابعة في وقت لاحق.
ماذا تفعل به: تذكر ، يعني لاحقا في وقت لاحق; فشل هذا النظام بالكامل إذا كنت لا تواكب هذا المجلد. كلما كان لديك 20 دقيقة لتجنيبها طوال اليوم ، تحقق من بطاقة "لاحقًا" وتابع الإجراءات والإجابات التي قمت بإجرائها.
"معلق"
ما وضعت فيه: الرسائل والمواضيع مع نافذة ضيقة من الفائدة. يمكن طرح مؤشرات الترابط من زملاء العمل في المشاريع الجارية هنا ، وكذلك رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على أرقام تأكيد أو رموز تتبع.
ماذا تفعل به: أنت تقوم بتخزين مؤشرات الترابط هنا لأنك ستحتاج إلى الوصول إليها بسهولة لفترة قصيرة على الأقل ، حتى تتمكن من الدخول هنا للعثور على المعلومات التي تحتاج إليها. لكن عليك تنظيف هذا الأمر بشكل منتظم - ربما مرة واحدة في الأسبوع أو نحو ذلك؟ - للحفاظ على كل شيء طازجًا ومرتبكًا. تنقل الرسائل من مجلد "Hold" إلى "Trash" أو هذا الخيار التالي ...
"أرشيف"
ما وضعت فيه: هذه هي مكتبة البريد الإلكتروني طويلة الأجل. إذا كان البريد الإلكتروني يحتوي على شيء لك أعرف ستحتاج إلى الطريق لاحقًا - مثل معلومات تسجيل الدخول إلى منتدى الويب أو الملفات النهائية من مشروع تم الانتهاء منه منذ فترة طويلة - تتراكم هنا للرجوع إليه لاحقًا.
ماذا تفعل به: اترك الأمر بمفردك... حتى تحتاج إلى شيء. بعد ذلك ، استخدم وظيفة البحث الخاصة بعميل البريد الإلكتروني لسحب الرسائل من مكتبة أرشيفك والحصول على المعلومات التي تحتاجها على الفور.
