لدينا اعتراف لنصنعه: لسنا جميعًا ملتزمين بالإعدادات النظيفة البسيطة التي نعرضها أحيانًا. في الواقع ، نحن في بعض الأحيان عكس القطبية ، وهي سلالة تعرف باسم Messy Deskers. بالنسبة لبعض الناس ، وجود كل شيء مرئي يعمل فقط. لكن في الأوقات التي يهدد فيها وضع الوبر بتغلب المكتب ، فإن هذه الخطوات الأربع تكون في متناول اليد لإبقاء الأمور تحت السيطرة.
قد يبدو هذا كأنه من الحس السليم لأولئك منكم الذين ولدوا بمهارات تنظيمية ، ونحن نحسدكم. كان علينا أن نتعلم كل خدعة نستخدمها الآن ، وهي عملية مستمرة تتطلب الكثير من الانضباط الذاتي. لقد تعلمنا احتضان فوضى لدينا ، مع اختراق عاداتنا أيضًا للتأكد من أننا نبقى وظيفيين ومنتجين في مساحة عملنا.
هذه النصائح موجهة إلى زملائنا المكتبيين الفوضويين ، الذين قد يبحثون عن عوامة مشابهة من النظافة وسط المحيط الورقي الموجود حاليًا على مساحة عملهم. لا يمكننا أن نعدك بأنك سوف تجعلك منظمًا للغاية ، لكن يمكن أن يساعدك في التعامل مع الأشياء.
كم عدد المرات التي قمت فيها بوضع شيء في درج ، "فقط في حالة" ستحتاجه في وقت لاحق؟ وكم مرة كنت في حاجة فعلا؟ نحن نراهن أن الإجابة على السؤال الأخير هي "صفر" ، وهذا هو سبب القاعدة رقم 1.
في عصر التصوير الرقمي ، والإشارات المرجعية المحمولة ، والتخزين السحابي ، لا يوجد سبب حقيقي لذلك احتفظ بالأعمال الورقية غير الضرورية ، وبالنسبة لأعمدة الورق مثلنا ، فإن هذا قد يعني الكثير من سطح المكتب الحقيقي ملكية.
على سبيل المثال ، بدلاً من طباعة وتقديم مقالة أو مستند في درج ، لماذا لا تسقط الملف في خدمة مثل إيفرنوت أو دروببوإكس؟ يمكن الوصول إليها من أي جهاز كمبيوتر ويمكن الفرز حسب التاريخ أو العلامة ، مما يجعل المرجع لاحقًا بسيطًا.
من المفيد أيضًا الاحتفاظ بمجلد إشارات مرجعية واحد ليكون بمثابة موقع تفريغ عام للمواقع التي ترغب في الوصول إليها في تاريخ لاحق غير محدد. من السهل جدًا البحث فيها إذا كنت في حاجة إليها بالفعل ، حتى أنك لا تحتاج حتى إلى نظام مجلدات ، يتجاوز الأساسيات.
كونك صارمًا مع نفسك في هذا المستوى الأول يضمن فقط تصفية الأشياء المهمة والضرورية حقًا وصولاً إلى الطابعة وخزانة الملفات ، والتي ستكون أكثر تنظيماً بعد أن تم تحريرها من كل ذلك المنوعات. (سنقوم بتغطية ما يجب فعله بهذه في القاعدة رقم 3). وبالطبع ، تشبث جميع الأوراق المالية. "باستثناء الموت ودفع الضرائب" ، كما يقولون.
دعنا نسمي هذا "يرتفع فوق الفوضى". والغرض منه هو سحب الأشياء التي تتطلب اهتمامًا فوريًا أو طويل الأجل الاهتمام ، والحفاظ عليها في طليعة البصرية ، وهو أمر مهم للأشخاص الذين يفضلون نشر جميع أعمالهم من قبل معهم.
بالنسبة للبعض ، قد يعني هذا صفًا من الملاحظات اللاصقة الموضوعة على الحائط أمام المكتب ، ويمكن للآخرين أن يكونوا مخطط ورقي أو تقويم رقمي أو قائمة مهام مكتوبة بخط اليد بسيطة. لا يلزم أن يكون حرفيًا على مستوى العين ، طالما أنه يخدم نفس الغرض.
أيا كانت الطريقة ، فإن إبقاء المهام مفصولة عن الفوضى العامة - بما في ذلك الفوضى الرقمية - لا يعني شيئًا سيضيع بسبب الفوضى ، والتي هي بالنسبة لنا الذين يفضلون مكتب مكدسة ، الجانب السلبي الرئيسي الوحيد لوجود كل شيء بدلا من وضع بعيدا.
بالنسبة لنا ، فإن مفتاح عدم فقد أشياء مثل الأقلام هو وضعهم في فنجان أو درج مكتبي في نهاية كل يوم. (هذا يمنع أيضًا القطط من إزالتها وضربها على الأرض). بدون هذا التذكير البسيط ، نحن إلى الأبد حملهم في جميع أنحاء المكتب ، ووضعهم في أكياس ، وعادة ما يتم القبض عليهم دون أدوات الكتابة كلما كانوا بحاجة.
ينطبق هذا المبدأ على أي شيء يحتاج إلى البقاء في المكتب أو في متناول اليد أو في متناول اليد. بالنسبة للكثير من حافظات المكتب الفوضوية ، فإن هذا يعني أيضًا العثور على نوع من أنظمة التخزين التي تناسبك. في حالتنا ، فهذا يعني الرفوف ، الرفوف ، الرفوف.
وإذا كان بعد تنظيف مكتبك الكبير ، هناك أشياء لم يعد لها منزل للذهاب إليه؟ تشاك في سلة المهملات. لا يمكن أن يكون هناك رحمة في حروب مكتب فوضوي.
جزء من السبب وراء امتلاكنا دائمًا لمكتب فوضوي هو أننا حاولنا تشكيل إعداداتنا حول الأنظمة التي ينظمها ويضعها أشخاص آخرون. ولكن الآن نحن جميعا نتحدث عن قبول الواقع ، وهو أنه لن يكون لدينا مكتب الحد الأدنى - لذلك قد نحقق أقصى استفادة مما لدينا.
ما عليك سوى مراقبة ما تفعله بالفعل ، ثم زيادة هذه العادة في المنظمة. إذا كنت تسقط مفاتيحك دائمًا على كرسي ، ففكر في وضع خطاف أو الحصول على catchall لزاوية مكتبك. إذا كانت لديك مشكلة في ترك هاتفك وراءك ، فاحرص دائمًا على توصيله بنفس المنفذ بمنفذ سلك لا يتركه أبدًا. إذا كنت دائمًا ما تعلق الملاحظات على الحائط ، فحصرها في لوح خشب يكمل الديكور. سيؤدي تخطيطك الأمامي إلى خداع الأجزاء الكسولة من عقلك إلى عمل إيجابي.
قد تسأل ، إذا لم يكن لديّ مكتب أنيق ، فلماذا تهتم على الإطلاق؟ خمسة عشر دقيقة تقضيها في نهاية كل يوم عمل تضيفها ، والوقت هو المال.
الجواب هو أنك تختار فقط وقت قضاء خمسة عشر دقيقة: إما أن تقذف الأشياء إلى صندوق إعادة التدوير في نهاية اليوم ، أو في البحث عن هذا القلم أو خردة الورق مع الهاتف المهم رقم. وفي كلتا الحالتين ، أنت تدفع. فلماذا لا تختار الخيار الأقل إرهاقًا؟
هل لديك مكتب فوضوي؟ ماذا تفعل لإبقائه قابلاً للإدارة والحفاظ على الإنتاجية في مساحة العمل؟ نحن نبحث دائمًا عن طرق لتحسين إعداداتنا الخاصة ، لذا شارك نصائحك في التعليقات.
